プライバシーポリシー

本サービスでは、以下の情報を取得します。

• アカウント情報：氏名、メールアドレス、所属事務所、 ロール等、登録・認証に必要な情報。
• 業務データ：タスク、資料依頼、顧問先情報、メール等、 利用者が本サービス上で作成・保存する情報。
• Google 連携情報：利用者が Google アカウント連携を行った 場合に取得する、連携対象のメールアドレスおよび連携機能の提供に用いる アクセストークン等（詳細は §3）。
• 利用情報：アクセスログ、操作履歴、Cookie、端末情報等、 サービスの提供・改善に必要な情報。

• 本サービスの提供、本人確認および認証のため
• 利用者が作成した業務データの保存・表示・管理のため
• 利用者本人の Gmail アカウントから顧問先へメールを送信するため
• 顧問先とのメールのやり取りを取り込み、表示・要約するため、 および資料ファイルを事務所の Google Drive に保存するため （提供状況と詳細は §3）
• 不正利用の防止、セキュリティの確保のため
• お問い合わせ対応、重要なお知らせの通知のため
• サービスの品質向上および新機能の開発のため

利用者が Google アカウント連携を行った場合、本サービスは Google の OAuth 2.0 を通じて、利用者が明示的に許可した範囲の Google ユーザーデータ にアクセスします。運営者が要求する権限（スコープ）とその目的・データの 範囲は、以下の表のとおりです。本節の定めは、Google ユーザーデータの 取り扱いに関して、本ポリシーの他の条項に優先して適用されます。

具体的には、運営者は Google ユーザーデータについて以下を遵守します。

• 取得したデータは、各スコープに対応する機能（本人確認、メール送信、 顧問先関連メールの取り込みと表示・要約、整理用ラベルの付与、資料 ファイルの保存）の提供のためにのみ使用します。
• 広告目的での利用は一切行わず、取得したデータを第三者へ販売することも 一切ありません。第三者との共有・移転・開示は、§3-5 に定める場合に 限られます。
• Google ユーザーデータを、生成 AI その他の機械学習モデルの開発・改善・学習の ために利用することは、利用者の同意の有無にかかわらず、一切ありません。 AI 要約機能では、要約の生成（推論）のためにのみデータを処理し、モデルの学習には 使用しません。
  We do not use Google Workspace API data or any other Google user data to develop, improve, or train generalized AI and/or ML models. Data processed by the AI summarization feature is used solely for inference to generate summaries.
• 人間による閲覧は行いません。ただし、特定のデータの閲覧について利用者の 明示的な同意を事前に得た場合、セキュリティ目的（不具合・不正の調査等）で 必要な場合、法令遵守のため必要な場合、またはデータ（派生物を含む）を 集計しかつ匿名化したうえで内部運用のために使用する場合を除きます。
• アクセストークン等の認証情報は暗号化して保管し、適切なアクセス制御の下で 管理します。

利用者は、本サービス内の連携設定（「Gmail 連携」および「Google Drive 連携」）からいつでも連携を解除できます。また、Google アカウントのセキュリティ設定からも本サービスへのアクセス権を取り消すことができます。連携解除後、運営者が 保持していた当該アクセストークンは無効化・削除されます。

3-1 gmail.readonly の取り扱い

gmail.readonlyは、Google Workspace と連携する事務所において、スタッフ本人が自身の Gmail アカウントを連携し、顧問先とのメールのやり取りを自動的に取り込む ための機能です。本機能は、Google Workspace と連携する事務所が有効化する ことで利用できます。有効化された利用者について、 以下の方法でプライバシーに配慮した取り込みを行います。

• メタデータ先行判定：メールを取り込む際は、まずヘッダー情報（差出人・宛先等）のみを取得し、 事務所が登録した顧問先の連絡先またはメールドメインに合致するかどうかを 判定します。合致しないメール（利用者個人宛の私信等）は本文を取得しません。
• 該当メールのみ本文を取得：顧問先に合致すると判定されたメールについてのみ、本文および添付 ファイルを取得し、事務所の業務管理のために保存します。
• 利用目的の限定：取得したデータは、顧問先ごとのスレッド表示、AI による要約、その他 業務管理機能の提供のためにのみ利用します。
• 本人の明示的な同意：本機能は、スタッフ本人が Google アカウントの認可画面で明示的に 同意した場合にのみ有効化されます（利用者ごとのオプトイン）。同意は いつでも解除できます。
• 解除・退職時の取り扱い：連携を解除した場合、または利用者が事務所を退職した場合、以後の メール取り込みは停止します。取り込み済みのデータの保存・削除の扱いは §3-4 に定めるとおりです。

3-2 gmail.modify の取り扱い

gmail.modifyは、取り込んだメールを整理するための機能です。 本機能は、対象の事務所が設定画面から有効化することで利用できます。

• 付与するのは、利用者本人の Gmail アカウント上の整理用ラベル （例：「Nextax/顧問先名」）のみです。
• メールの削除、本文・添付ファイルの変更は一切行いません。
• 本機能はユーザー単位でオン・オフを切り替えることができます。
• ラベルの定義の管理のみを対象とするスコープ（gmail.labels）では、 個々のメールへラベルを適用することが技術的にできないため、必要最小限の権限 として gmail.modify を使用します。gmail.modify を 用いてメールの削除、本文の変更、メールの送信を行うことは一切ありません。

3-3 drive.file の取り扱い

drive.fileは、Google Drive（共有ドライブ）と連携する事務所において、資料依頼の ファイル保存先を事務所自身の Google Drive に切り替えるための機能です。 本サービスが作成したフォルダ・ファイルに限定してアクセスし、利用者の Google ドライブ上に既存の他のファイルやフォルダへは一切アクセスしません。 なお、Google Drive と連携する事務所の事務所ユーザーは、原則として Google アカウントによるログイン（シングルサインオン）を利用する必要が あります（事務所の管理者が個別に免除した利用者を除きます。オーナーは 免除できません。詳細は利用規約§4）。

3-4 保存期間・削除

取り込んだメールデータは、本サービスの他の業務データと同様に、§7 （保存期間）の定めに従い、利用目的の達成に必要な範囲で保存します。 連携解除時のアクセストークンの無効化・削除は本節冒頭に定めるとおりですが、連携を解除しても、取り込み済みのメールデータは自動では削除されず、 事務所の業務記録として保持されます。取り込み済みのメールデータの削除を 希望する場合は、§8（開示・訂正・削除等の請求）の窓口までご請求ください。 利用者が事務所を退職した後も、取り込み済みのメールは業務記録として、 当事者（送受信に関与した利用者）のみが閲覧できる状態で事務所に保持 されます（削除には §8 に定める請求が必要です）。

3-5 Google ユーザーデータの共有・移転・開示

運営者は、Google ユーザーデータを第三者に販売することは一切ありません。また、以下に定める 場合を除き、Google ユーザーデータを第三者と共有し、第三者へ移転し、または 第三者に開示することはありません。広告事業者・データブローカー等への提供は、 いかなる場合も行いません。

• サービス提供者（処理の委託先）への移転：本サービスの提供に必要な範囲に限り、守秘義務およびデータ保護義務を負う 次のサービス提供者の基盤上でデータを保管・処理します。Supabase, Inc. （データベース・認証・ストレージ基盤。アクセストークン等の認証情報は 暗号化して保管します）、Amazon Web Services（AI 要約機能の処理基盤。 要約の生成（推論）のためにのみ使用し、Google ユーザーデータが AI モデルの 学習に使用されることはありません）、および Vercel Inc.（アプリケーションの ホスティング・配信基盤。画面表示やファイルの中継のためにデータを一時的に 処理することがありますが、通常の運用ログの保持を除き、永続的な保存は 行いません）。これらの提供者が 自らの目的のためにデータを使用することはありません。
• 利用者が有効化した外部通知連携への送信：利用者が Slack 通知連携を有効化した場合に限り、通知の配信のために、 通知に含まれる情報（メールの件名、コメントの抜粋等）を Slack Technologies LLC へ送信します。連携を有効化していない利用者のデータが Slack へ送信される ことはありません。送信先は利用者（事務所）自身の Slack ワークスペースであり、 Slack Technologies LLC が当該情報を自らの目的のために利用することはありません。
• 事務所内での表示（本サービスの中核機能）：取り込んだメールや保存したファイルは、利用者が所属する事務所内の閲覧 権限を持つ利用者（メールについては、送受信に関与した当事者に限ります）に 表示されます。これは利用者が本サービスを利用する目的そのものであり、 事務所外の第三者に公開されることはありません。
• 利用者の指示に基づく送信：gmail.send による顧問先へのメール送信等、利用者自身の 操作・指示に基づいて相手方へ送信する場合。
• 法令に基づく場合：法令に基づく場合、または人の生命・身体・財産の保護のために必要で、 本人の同意取得が困難な場合。
• 利用者本人の同意がある場合：上記のほか、利用者本人が明示的に同意した場合。

運営者は、Google ユーザーデータの共有先・処理基盤を追加または変更する場合、 事前に本ポリシーを更新したうえで周知します。

運営者は、次のいずれかに該当する場合を除き、取得した個人情報を第三者に提供 しません。

• 利用者本人の同意がある場合
• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要で、本人の同意取得が困難な場合

Google ユーザーデータの第三者との共有・移転・開示については、上記にかかわらず §3-5 の定めによります。

本サービスは、提供にあたり以下の外部サービスを利用します。各サービスにおける データの取り扱いは、それぞれの提供者のプライバシーポリシーに従います。

• Google LLC（OAuth 認証、Gmail API によるメール送信）
• Supabase, Inc.（データベース、認証、ストレージ基盤）
• Amazon Web Services（AI 要約等の AI 処理基盤。取り扱いの詳細は §3-5）
• Vercel Inc.（アプリケーションのホスティング・配信基盤）
• Slack Technologies LLC（通知配信。利用者が Slack 連携を有効化した場合のみ。 取り扱いの詳細は §3-5）
• Resend（招待・お問い合わせ等のシステムメールの配信基盤。Google ユーザーデータの処理には使用しません）

運営者は、取得した情報の漏えい、滅失または毀損の防止その他の安全管理のため、 通信の暗号化、アクセス権限の管理、認証情報の暗号化保管等、必要かつ適切な 措置を講じます。万一、情報の漏えい等の事故が発生した場合は、法令に従い、 速やかに影響を受ける利用者および関係機関へ通知します。

運営者は、利用目的の達成に必要な範囲で情報を保存し、不要となった情報は 速やかに削除または匿名化します。Google 連携に係るアクセストークンは、 連携解除時または不要となった時点で無効化・削除します。本サービスの利用 契約が終了した場合、取り込んだメールデータを含む業務データは、法令上 保存が求められる場合を除き、契約終了後 90 日以内に削除します。

利用者は、運営者の保有する自己の個人情報について、開示、訂正、利用停止、 削除等を請求できます。請求は §10 の連絡先までお問い合わせください。

運営者は、法令の変更やサービス内容の変更等に応じて、本ポリシーを改定すること があります。重要な変更を行う場合は、本サービス上での掲示等、適切な方法で 周知します。

本ポリシーに関するお問い合わせは、以下までご連絡ください。

• 運営者：Finsense株式会社
• 所在地：〒101-0024 東京都千代田区神田和泉町１−６−16 ヤマトビル4階 405号
• 連絡先：contact@finsense.co.jp